Praca w agencji, jaką jest Social Tigers, w której wszystko dzieje się niemal jednocześnie, stwarza wiele problemów natury organizacyjnej. Nie da się postępować według standardowych, rekomendowanych wszędzie zasad: tworzyć jednego planu dnia, najlepiej poprzedniego wieczoru, i nie dać się rozproszyć. W momencie, kiedy nowe zadania napływają dosłownie ze wszystkich stron, trzeba trochę zmodyfikować ten schemat. 

Jakiś czas temu, o tutaj: http://bit.ly/tigertip-gtd, pisaliśmy o genialnym podręczniku, który uczy, jak sprawnie zarządzać działaniami i pokazuje, dlaczego to tak ważne, jeśli chcemy zminimalizować stres spowodowany ciągłym biegiem w obawie przed deadline'ami. Faktem jest, że większość czasu spędzamy na skupianiu się na pracy zamiast na jej faktycznym wykonywaniu. Wejście w tryb "umysł jak woda" pozwala na wykonywanie czynności niemal mechanicznie, co zwalnia zasoby myślowe i powoduje, że pracujemy zwyczajnie szybciej. I, co ważniejsze, znacznie efektywniej.

Jak skoncentrować się w pracy?

Ważne jest, by wypracować sobie schemat działania i postępować według niego bez zastanowienia. My korzystamy głównie z trzech kanałów przekazywania informacji i zlecania zadań: poczta mailowa, Asana oraz Facebook i Messenger.

Przy każdej nowej wiadomości, którą odbieramy, trzeba zadać sobie podstawowe pytanie: czy wymaga ona podjęcia jakiegoś działania? Nie? Świetnie, więc to albo w ogóle nie ma dla nas wartości i możemy tę wiadomość wyrzucić, albo stanowi część materiałów referencyjnych (ciekawych lub ważnych informacji "na przyszłość" lub "w wolnej chwili") i wtedy archiwizujemy ją w dowolny sposób - my polecamy folder na pasku zakładek lub na poczcie mailowej.


Jeśli w naszym inboxie wylądowało coś, co wymaga działania, drogi są trzy:

1. Zadanie trwa mniej niż 2-3 minuty - wykonujemy je od razu i wyrzucamy z pamięci.

2. Zadanie trwa dłużej niż 2-3 minuty, ale musimy zrobić je w najbliższym możliwym czasie - wpisujemy je na listę zadań do zrobienia (najlepiej sprawdzają się zwykłe aplikacje do tworzenia list, bo zapisuje się na nich najbliższe działania, zatem zamiast "Harmonogram!!!!" wpisujemy "3 posty do harmonogramu dla X" - sam konkret).

3. Zadanie ma termin bardziej odległy niż ASAP - wpisujemy do kalendarza, z którego korzystamy lub w program do zarządzania projektami (u nas Asana) z oznaczeniem daty; kiedy nadejdzie dzień wykonania zadania, przepisujemy je na listę zadań do wykonania w najbliższym możliwym czasie.

Jak nie wybić się z work flow?

Cała sztuka polega na tym, żeby wykonywać jedno zadanie na raz. Jeśli jest ono czasochłonne, podzielmy je na krótsze fragmenty, etapy, które wpiszemy na listę osobno. Odhaczanie zadań na liście przynosi ulgę i mózg odczytuje to jako sygnał do zwiększenia efektywności. Dlatego tak ważne jest wpisywanie na listę pojedynczych, mały zadanek, a nie wielkich molochów. Przeglądając spis haseł, które nic nie mówią, zużywamy nasze zasoby na ciągłe jego analizowanie. I w końcu, w celu "oszczędzenia" czasu, przestajemy go w ogóle przeglądać.


Jeśli w trakcie wykonywania zadania przychodzi wiadomość o czymś nowym do zrobienia, zwyczajnie wpisujemy to zadanie na listę i po skończeniu tego, czym aktualnie się zajmujemy, wybieramy kolejny punkt do zrealizowania pod kątem terminu i dostępnych sił przerobowych - ale to już zupełnie inny temat :)

Pamiętaj, że większość czynników rozpraszających uwagę da się zniwelować odpowiednimi narzędziami. W tym przypadku zdecydowanie rekomendujemy schematy i wykorzystanie nawyku.