Jeszcze jedna BARDZO WAŻNA kwestia językowa do rozstrzygnięcia przez Kasię Mazurkiewicz i wracamy do tematów marketingowych :)

Z mailami w sferze służbowo-biznesowej jest tak, że nim napiszemy pierwsze słowo, już mamy zagwozdkę. Jak dopasować powitanie otwierające mail do naszego partnera biznesowego / klienta? Na końcu nie jest wcale łatwiej: „Z wyrazami szacunku”, „Pozdrawiam”, a może „Pozdrawiam serdecznie”? No i co z emotikonkami?

Jak zwykle najwłaściwsza jest tu odpowiedź „to zależy”, w tym przypadku – od łączących nas z daną osobą relacji, które zwykle z czasem się zacieśniają.

Czego należy unikać w mailach biznesowych? 

  • Zwrotu „Witam”. Jest on poprawny tylko w ustach gospodarza witającego swojego gościa. Wówczas sytuację komunikacyjną budujemy na relacji nadrzędności i podrzędności – w tym przypadku gospodarz ma wobec swego gościa pozycję nadrzędną. W korespondencji nikt nie jest ani gościem, ani gospodarzem, a już na pewno nie zalecamy sugerowania naszym klientom, że pozycjonujemy siebie nadrzędnie wobec nich.
  • Tutaj dodatkowy tip: jeśli zalecane przez językoznawców „Szanowny Panie” / „Szanowna Pani” wydają się Wam zbyt usztywnione i budujące dystans, rekomendujemy kulturalne i zawsze na miejscu „Dzień dobry”.
  • Przecinków po zwrotach kończących mail. Niezależnie od tego, czy piszemy „Pozdrawiam”, czy „Z pozdrowieniami”, przechodzimy po nich od razu, bez żadnych znaków przestankowych, do kolejnego akapitu, gdzie zamieszczamy nasz podpis. Podpisowi też dajemy wolną przestrzeń ;) i nie stawiamy po nim kropki. Wyjątkiem może być co najwyżej sytuacja, kiedy kończymy mail wykrzyknieniem „Do zobaczenia!” – po nim możemy, a nawet powinniśmy umieścić wykrzyknik. Przy czym stosowanie wykrzyknień w mailach biznesowych zdecydowanie odradzamy.
  • Skracania dystansu. Niewykluczone, że w pewnym momencie będziemy z naszym klientem czy partnerem biznesowym na „Ty”, nim jednak stanie się to w sferze realnej, unikajmy zwrotów typu „Cześć” w sferze wirtualnej. Podobnie z emotikonami – należy stosować je z wyczuciem, jeśli w ogóle, i tylko w wiadomościach do osób, z którymi mamy już względnie bliski kontakt osobisty. Warto też pamiętać, że propozycja przejścia na „Ty” powinna – jeśli to możliwe – pojawić się w kontakcie bezpośrednim, nie mailowym. Zwyczajowo powinna także wyjść od osoby starszej; w relacjach biznesowych zalecamy trzymać się nie tylko kryterium wieku, ale i pilnować, aby ten sympatyczny gest wychodził od klienta, a nie usługodawcy.

Na koniec pamiętaj o...

Na koniec jeszcze uwaga ogólna, ale nie mniej ważna. Pamiętajmy, że korespondencja powinna – jak każdy inny akt komunikacji – wyrażać szacunek wobec naszego rozmówcy.

Zadbajmy więc o przejrzystą strukturę maila, nawet z podziałem na punkty i podpunkty – w ten sposób pokazujemy naszemu odbiorcy, że szanujemy jego czas. Z kolei odnosząc się w odpowiedzi na wszystkie postawione pytania i poruszone przez odbiorcę kwestie, pokazujemy mu, że z szacunkiem i uwagą przeczytaliśmy jego wiadomość.